Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Strony umowy

Niniejszy dokument opisuje zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy klientem korzystającym z KD Flow CRM jako administratorem danych a KD Flow CRM jako podmiotem przetwarzającym dane w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi SaaS.

Przedmiot powierzenia

Powierzenie obejmuje dane osobowe wprowadzane przez klienta do aplikacji KD Flow CRM, w szczególności dane użytkowników konta, pracowników, klientów, kontrahentów, osób kontaktowych oraz innych osób, których dane klient przetwarza w ramach korzystania z systemu.

Cel i charakter przetwarzania

Dane są przetwarzane w celu udostępnienia, utrzymania, zabezpieczenia i rozwijania aplikacji KD Flow CRM, obsługi konta firmowego, modułów CRM, projektów, zadań, dokumentów, floty, nieobecności, umów, alertów oraz funkcji administracyjnych dostępnych w systemie.

Kategorie danych i osób

Zakres danych może obejmować dane identyfikacyjne, kontaktowe, służbowe, organizacyjne, dane dotyczące projektów, zadań, dokumentów, umów, pojazdów, zgłoszeń, aktywności w systemie oraz inne dane wprowadzone przez klienta zgodnie z konfiguracją konta.

Obowiązki administratora danych

Klient jako administrator danych odpowiada za legalność, poprawność i zakres danych wprowadzanych do KD Flow CRM, posiadanie odpowiednich podstaw prawnych przetwarzania oraz realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

Obowiązki podmiotu przetwarzającego

KD Flow CRM przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, zgodnie z konfiguracją aplikacji, postanowieniami dokumentów prawnych oraz udokumentowanymi poleceniami klienta wynikającymi z korzystania z systemu.

Bezpieczeństwo przetwarzania

KD Flow CRM stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Klient odpowiada za prawidłowe zarządzanie użytkownikami, hasłami, rolami i uprawnieniami w swojej firmie.

Podpowierzenie

W celu świadczenia usługi mogą być wykorzystywani dostawcy infrastruktury, hostingu, poczty, płatności, kopii bezpieczeństwa, utrzymania technicznego lub inni dostawcy wspierający działanie systemu. Lista podmiotów podprzetwarzających powinna zostać uzupełniona przed publicznym uruchomieniem usługi.

Pomoc administratorowi

KD Flow CRM w rozsądnym zakresie wspiera klienta w realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa, obsługi żądań osób, których dane dotyczą, naruszeń ochrony danych oraz usuwania lub eksportu danych.

Zakończenie przetwarzania

Po zakończeniu korzystania z usługi dane mogą zostać usunięte, zarchiwizowane albo udostępnione do eksportu zgodnie z konfiguracją usługi, obowiązkami prawnymi, zasadami retencji oraz ustaleniami pomiędzy stronami.

Status dokumentu

Dokument jest technicznym szablonem DPA przygotowanym dla SaaS B2B. Przed publicznym użyciem powinien zostać zweryfikowany prawnie oraz uzupełniony o pełne dane usługodawcy, listę podmiotów podprzetwarzających, środki bezpieczeństwa i finalne zasady retencji.